Asaichi: il cuore pulsante della comunicazione e del miglioramento nella Lean Production

• Cos’è l’Asaichi e perchè è cruciale?
• Come funziona l’Asaichi: un approccio strutturato
• Gli strumenti operativi chiave per un Asaichi efficace
• Visual Management Boards / Andon Boards
• Obeya Room
• Kanban Boards / T-Card System
• Metodo A3 / Problem Solving Board
• Diagramma Yamazumi

Nel vasto panorama della Lean Production, i concetti giapponesi rivestono un’importanza fondamentale, non solo come metodologie ma come veri e propri principi culturali. Tra questi, il termine Asaichi (朝市), che letteralmente significa “mercato mattutino”, si è evoluto nel contesto manifatturiero e gestionale per descrivere una pratica chiave: la riunione mattutina. L’Asaichi è molto più di un semplice briefing; è un rituale quotidiano che incarna i valori di trasparenza, tempestività nella risoluzione dei problemi e coinvolgimento del team, essenziali per il successo di un’implementazione Lean.

Cos’è l’Asaichi e perchè è cruciale?

L’Asaichi è una riunione breve e focalizzata di circa 15-20 minuti, che si tiene tipicamente ogni mattina, all’inizio del turno di lavoro, in un’area visibile e dedicata del reparto o dell’ufficio. L’obiettivo principale è fare il punto della situazione operativa, analizzare le performance del giorno precedente, identificare tempestivamente eventuali anomalie o problemi (Muda, Mura, Muri) e pianificare le azioni correttive per la giornata in corso.

La sua importanza risiede in diversi aspetti:

1. Tempestività nella risoluzione dei problemi: identificare e affrontare i problemi appena si presentano evita che si aggravino, riducendo l’impatto su qualità, costi e tempi di consegna.
2. Trasparenza e responsabilità: tutti i membri del team sono a conoscenza delle sfide e dei successi. Ogni individuo è incoraggiato a prendere responsabilità per le proprie azioni e a contribuire alla soluzione dei problemi.
3. Coinvolgimento del team (Gemba): le riunioni si svolgono preferibilmente sul Gemba (il luogo dove avviene il valore), facilitando l’osservazione diretta e la discussione basata sui fatti.
4. Allineamento degli obiettivi: Assicura che tutti siano allineati sugli obiettivi del giorno e sulle priorità.
5. Cultura del miglioramento continuo (Kaizen): promuove una mentalità proattiva e un impegno costante verso il miglioramento, trasformando i problemi in opportunità di apprendimento.

Come funziona l’Asaichi: un approccio strutturato

L’Asaichi è progettato per essere rapido ed efficiente, durando generalmente tra i 15 e i 20 minuti. Il formato è snello e visivo:

• Punto 1: Performance di ieri (Cosa è successo?)
  • Revisione dei KPI (Key Performance Indicators) relativi alla produzione, qualità, sicurezza, consegne e costi.
  • Evidenziazione di eventuali deviazioni dagli standard o dagli obiettivi.
• Punto 2: Problemi e anomalie (Quali sono le sfide?)
  • Discussione dei problemi emersi il giorno precedente o durante il turno notturno.
  • Identificazione delle cause radice più evidenti (senza approfondire troppo, si rimanda a sessioni dedicate se necessario).
• Punto 3: Contromisure e piani d’azione (Cosa faremo oggi?)
  • Assegnazione delle responsabilità per le azioni correttive immediate.
  • Pianificazione delle attività e delle priorità per la giornata in corso.
• Punto 4: Supporto richiesto (Cosa serve?)
  • Il team può richiedere supporto ai livelli superiori (manager, ingegneri) per problemi che non possono risolvere autonomamente.

Gli strumenti operativi chiave per un Asaichi efficace

L’efficacia dell’Asaichi dipende fortemente dall’uso di strumenti visivi che facilitano la comunicazione e la comprensione immediata della situazione. Questi strumenti trasformano i dati in informazioni azionabili.

1. Visual Management Boards / Andon Boards

Si tratta di lavagne fisiche o schermi digitali che mostrano in tempo reale lo stato dei processi e le performance rispetto ai KPI. Utilizzano indicatori visivi semplici (semafori, grafici a barre, trend) per mostrare deviazioni dagli standard. Permettono di visualizzare rapidamente la produzione, i tempi di ciclo, i difetti, gli infortuni e altre metriche chiave. La loro immediatezza rende evidente dove ci sono problemi.

Esempio: Una lavagna con le ore di produzione per ciascuna workstation, evidenziando in rosso quelle che non hanno raggiunto il target.

2. Obeya Room

Sebbene l’Asaichi sia tipicamente a bordo linea, per riunioni più strutturate o per allineare più livelli gerarchici, l’Obeya Room può fungere da spazio per un Asaichi di “secondo livello”. È una stanza dedicata dove vengono esposti tutti i KPI, i progetti in corso, i problemi e i piani d’azione.

L’Obeya Room fornisce un ambiente visivo e collaborativo per un Asaichi esteso o per riunioni di follow-up sui problemi identificati durante l’Asaichi di primo livello.

3. Kanban Boards / T-Card System

Le Kanban Board (o lavagne Kanban) utilizzano schede (fisiche o digitali) per rappresentare le attività, divise per stato (Da fare, In corso, Fatto) o per fase del processo consentendo in questo modo una gestione visiva del flusso di lavoro.

Duranti l’Asaichi, il team può visualizzare lo stato delle attività, identificare i colli di bottiglia o accumuli di lavoro (Mura), e riassegnare le priorità. Aiuta a visualizzare il lavoro in corso e a limitare il Work In Progress (WIP).

4. Metodo A3 / Problem Solving Board

Il metodo A3 è un documento standardizzato (da tenere su un singolo foglio A3) utilizzato per la risoluzione strutturata dei problemi. Contiene la descrizione del problema, l’analisi delle cause radice, le contromisure e i piani d’azione. Una “Problem Solving Board” è una lavagna dedicata dove vengono affissi e aggiornati gli A3 o schede simili.

Durante l’Asaichi, i problemi identificati possono essere rapidamente assegnati a un report A3 per un’analisi più approfondita fuori riunione. La Problem Solving Board serve a tenere traccia dello stato di avanzamento delle soluzioni.

5. Diagramma Yamazumi

Si tratta di un grafico a barre impilate che visualizza il tempo di ciclo di un processo, scomponendolo in attività a valore aggiunto (VA), non a valore aggiunto ma necessarie (NVA-necessarie) e sprechi (Muda).

Nell’ambito dell’Asaichi può essere utilizzato per analizzare i tempi di ciclo di un’operazione specifica e identificare opportunità di riduzione degli sprechi o di bilanciamento del carico di lavoro tra gli operatori, specialmente quando si discute di efficienza delle postazioni.

L’Asaichi è molto più di una riunione. È una pratica fondamentale che, attraverso l’uso intelligente di strumenti di visual management, trasforma la comunicazione quotidiana in un potente motore per il miglioramento continuo, la risoluzione proattiva dei problemi e il rafforzamento della cultura Lean all’interno di un’organizzazione. Implementare un Asaichi efficace significa dotare il proprio team degli strumenti e della mentalità per eccellere, giorno dopo giorno, nella ricerca dell’efficienza e del valore.